Les frais généraux sont un terme courant (non réglementaire) désignant les charges indirectes d'exploitation qui ne sont pas directement liées à la production d'un bien ou d'une prestation. Contrairement au coût des marchandises ou aux salaires de production, les frais généraux supportent le fonctionnement global de l'entreprise. On les retrouve dans les comptes de la classe 6 du Plan Comptable Général, principalement entre les comptes 61 et 62.
Un terme pratique, pas réglementaire
Le PCG ne définit pas les "frais généraux" en tant que tels. Ce terme est né de la pratique des entreprises et des experts-comptables pour désigner l'ensemble des charges qui ne sont ni du coût d'achat de marchandises (compte 60), ni des charges de personnel (compte 64), ni des charges financières (compte 66). Il correspond grossièrement aux "autres charges d'exploitation".
Principaux postes et numéros de comptes
| Compte | Libellé | Exemples |
|---|---|---|
| 611 | Sous-traitance générale | Prestations confiées à des tiers |
| 612 | Redevances de crédit-bail | Loyers de crédit-bail mobilier ou immobilier |
| 613 / 614 | Locations et charges locatives | Loyer des locaux, parking |
| 615 | Entretien et réparations | Maintenance du matériel, petits travaux |
| 616 | Primes d'assurances | RC pro, multirisque, véhicules |
| 618 | Divers (doc., cotisations) | Abonnements, cotisations professionnelles |
| 622 | Honoraires | Expert-comptable, avocat, conseil |
| 623 | Publicité et communication | Pub, site web, salons professionnels |
| 624 | Transports | Livraisons, frais de déplacement professionnels |
| 625 | Déplacements et réceptions | Hôtels, restaurants d'affaires, repas clients |
| 626 | Frais postaux et télécom | Téléphone, internet, affranchissement |
| 627 | Services bancaires | Frais de tenue de compte, commissions |
Conditions de déductibilité fiscale
Pour être déductibles du résultat fiscal, les frais généraux doivent remplir quatre conditions cumulatives :
- Être engagés dans l'intérêt de l'entreprise (et non dans l'intérêt personnel du dirigeant)
- Correspondre à des charges effectives et non à des provisions sans objet
- Être justifiés par une pièce comptable (facture, noté de frais, relevé bancaire)
- Se rattacher à l'exercice comptable en cours (principe de séparation des exercices)
Certains frais font l'objet d'une surveillance accrue de l'administration fiscale : les frais de représentation, les cadeaux d'affaires (déductibles dans la limite de 73 € TTC par bénéficiaire), les frais de véhicule personnel utilisé à titre professionnel.
Pistes d'optimisation
Bien gérer ses frais généraux, c'est d'abord les recenser exhaustivement pour ne pas manquer de charges déductibles. Quelques exemples fréquemment oubliés : la quote-part de charges d'un local mixte (domicile + bureau), les abonnements professionnels (logiciels, presse spécialisée), les cotisations à des associations professionnelles, ou encore les frais kilométriques du dirigeant sur son véhicule personnel.
TVA récupérable
Sur la plupart des frais généraux, la TVA est récupérable à condition de disposer d'une facture valide au nom de l'entreprise. Exceptions notables : les dépenses d'hébergement du dirigeant (pas de TVA récupérable), les véhicules de tourisme (TVA non récupérable), et certains cadeaux clients au-delà de 73 € TTC par bénéficiaire.