L'encaissement désigne la réception effective d'un paiement par une entreprise : crédit bancaire d'un virement, dépôt d'un chèque, paiement par carte, remise d'espèces. La date d'encaissement diffère généralement de la date de facturation en raison des délais de paiement accordés au client. Cette distinction est fondamentale en gestion de trésorerie.
Encaissement et fait générateur
Dans la comptabilité courante des entreprises soumises au régime réel (dit « comptabilité d'engagement »), le produit est comptabilisé à la date de facturation — pas à la date d'encaissement. La facture émise le 1er mars, payée le 30 mars, génère un chiffre d'affaires en mars dans les deux cas.
En revanche, pour les entreprises en comptabilité de trésorerie (micro-entreprises, certains professionnels libéraux sous BNC), c'est la date d'encaissement qui déclenche la comptabilisation du produit. Cela simplifié la gestion mais peut créer un décalage entre activité réelle et revenu déclaré.
Comptabilité d'engagement vs comptabilité de trésorerie
| Comptabilité d'engagement | Comptabilité de trésorerie | |
|---|---|---|
| Moment de comptabilisation | Date de la livraison / facturation | Date de l'encaissement / décaissement |
| Qui est concerné | Entreprises au régime réel (BIC, IS) | Micro-entreprises, BNC option trésorerie |
| Avantage | Image fidèle de l'activité | Simplicité, gestion cash directe |
| Inconvénient | Décalage entre produit comptable et trésorerie | Peut différer la déclaration de revenus |
Délais de crédit selon le moyen de paiement
L'encaissement effectif dépend du moyen de paiement utilisé :
- Virement SEPA : crédit en banque J+1 jour ouvré
- Chèque : remise en banque J, crédit sous 1 à 3 jours ouvrés, mais irrévocable seulement après compensation (risque de chèque sans provision)
- Carte bancaire : crédit en 2 à 3 jours ouvrés, après déduction des commissions du TPE (0,3 % à 1,5 % selon le contrat)
- Prélèvement SEPA : exécuté à la date cible, crédit J
- Espèces : immédiat, mais obligation de remettre à la banque pour sécurité
Impact sur le besoin en fonds de roulement
Le délai entre la facturation et l'encaissement crée des créances clients à l'actif du bilan, qui font partie du besoin en fonds de roulement (BFR). Plus les délais d'encaissement sont longs, plus le BFR est élevé et plus l'entreprise doit financer son cycle d'exploitation.
Formule : BFR = Stocks + Créances clients − Dettes fournisseurs
Réduire les délais d'encaissement de 15 jours sur un CA de 1 M€ libère environ 41 000 € de trésorerie (1 000 000 / 365 × 15). D'où l'importance de facturer immédiatement et de relancer les impayés dès le premier jour de retard.
TVA et encaissement
Pour les prestations de services, la TVA est exigible à l'encaissement (et non à la facturation) pour les entreprises au régime de la TVA sur les encaissements. Cette option, souvent méconnue, améliore la trésorerie : la TVA n'est reversée à l'État que lorsque le client a effectivement payé.